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元グーグルの上司から学んだ「会議の効率的な進め方」のコツ14個

クニトミ

元銀行員で、今はwebマーケ会社で30名ほどが関わる投資系メディアの編集長を勤めている、クニトミです。

  • 効率的な会議の進め方ってなんだろう?
  • うちの会社は会議で無駄が多い
  • 会議の効率的な進め方が知りたい!

こんな疑問を解決できる記事になっています。


ここで解説する『元Googleの上司から教わった会議の効率的な進め方コツ14個を理解すれば、どの企業でも会議の生産性を高めれます。


なぜなら僕も上記の方法を実践したことで、週4〜5回あった会議が、週1回に減っただけではなく、意思決定スピードも早まったからです。


無駄な会議を無くして生産性を高めれば、その分有益な仕事に時間を費やせますのでじっくり読み込んでください。

【効率的な進め方の前に】そもそも会議の目的とは?

まず『会議は、何のために行われるのか?』に対して自分なりの定義を持つことが大切です。


なぜなら『会議がどんな目的で行われるのか?』という定義がないと、無駄な時間を過ごしかねないからです。


以下で元Googleの上司に教わった『会議の目的』を紹介させていただきます。

【効率的な進め方の前に】会議とは?

  • 会議の目的:“議論の果て”の意思決定(結論を出す)
  • 会議とは:『ある目的』のために“必要最低限”の関係者が集まり、『その目的を時間内に達成する』ために行うもの

上記の定義を元Googleの上司に教わった時、会議に対する考え方が変わりました。


なぜなら僕が大企業で働いていた時は『単なる意思決定の場』『できるだけ関係者を集める』『会議の時間は平気で延長』が当たり前に行われていたからです。


これから紹介する『効率的な会議の進め方』をスムーズに習得するためにも、上記の定義は覚えてくださいね。


※この記事では『勉強会や情報共有』は会議として含みません。

効率的な会議の進め方で得られること

これから紹介する『効率的な会議の進め方』を実践すると、以下4つの効果が得られます。

効率的な会議で得られる4つの成果
  1. 無駄な会議が減る
  2. 無駄な会議に参加する人が減る
  3. 組織的に意思決定スピードが圧倒的に早まる
  4. 会議の生産性が以前よりも確実に高まる

僕も修行中で完璧に習得はできてませんが、会議の回数は週4〜5回が1回に減り、意思決定スピードが格段に上がった実感があります。


誰でも簡単に真似できることなので、ぜひこの記事を読み込んでください。

効率的な進め方1:会議を開く判断基準

まず会議を開く場合の判断基準は、以下の条件に当てはめるだけです。

  • “議論の果て”の意思決定(結論を出す)


もし”議論の果て”に意思決定がされる場合は、会議を開いてもいいと思います。その場合は、その意思決定のために『本当に必要な関係者は誰か?』を考えます。

もし単なる意思決定などの場合や、10分以内に終えられる会議』スタンディング会議で十分です。


以下でスタンディング会議について解説します。

スタンディング会議=立ち話

単なる意思決定や10分以内に終わる会議なら、スタンディング会議(立ち話)で十分です。


なぜなら単なる意思決定だけの会議は無駄ですし、スケジュール調整をすることで意思決定も遅くなるからです。


実際にうちの会社では、会議がなくとも決断できることは『廊下』『オフィス』『トイレ』『ランチ』『ソファー』など様々な場面で決断しています。


もし議論が必要なら速やかに『会議』を設定して、迅速な意思決定ができるような取り組みが行われています。

5分会議

もし議論が速やかに必要であるにも関わらず、まとまった時間が取れない場合は5分会議を行います。言葉の通り、5分だけの会議です。


超多忙な上司の場合、まとまった時間をとって会議をしようとすると意思決定が遅れるからです。


以下では、議論が速やかに必要な会議を設定する場合に、準備すべきことを解説しますね。

効率的な進め方2:会議の準備

もし”議論の果て”に意思決定がされる場合は『会議』を開きましょう。そして会議を開く場合は『事前準備』が大切です。


なぜなら事前準備をすることで、会議の質を高められるだけでなく、不足の事態にも対応できるからです。


会議の事前準備でやるべきことは5つあるため、順番に解説しますね。

1:目的とゴールを明確にする

  • 目的:何のために会議を開くのか、何をする場なのかを明確にする
  • ゴール設定:『こうなれば目的を達成した!』と言える具体的な状態を設定する

会議を制限時間内に終えるためにも、ゴール設定はとても重要です。


例えば「〜〜〜を議論する」
であれば、その結果がどういう状態になればゴールなのかの達成イメージを必ず設定しましょう。

2:人数はコンパクトに

可能な限り会議への参加人数はコンパクトにしましょう。


なぜなら人数が増えるほどに傍観者が増えて時間の無駄ですし、人数が多いほど意見や発言が交差することで議論の質が低下するからです。


僕の会社でも2〜4人のコンパクト会議が多いです。


もし会議に参加していないメンバーが、その会議内容でメリットを得られる場合は早急に議事録を送っています。

3:会議の「意思決定者」を決める

会議では必ず会議の意思決定者を定めます。


なぜなら『何も意思決定できない会議、目的が達成できない会議』になることを防ぐためです。


その際に注意することは『意思決定者は1人』という点です。2人以上いると複雑になります。

4:アジェンダを用意し、24時間前に共有

『会議の意思決定者』は、会議が始まる24時間前には『会議の目的、ゴール、参加者、アジェンダ』を会議参加者に送信します。


なぜならアジェンダを活用することで、議論したい内容に対して深掘りができ、議論の質を高められるからです。


また共有することで会議参加者達も、事前にそのアジェンダについて色々と考えることもできます。


マーク・ザッカーバーグの右腕として世界的に有名なシェリル・サンドバーグ(Facebook, COO)も、『ノートにびっしりとアジェンダを書き、その内容から一切ブラさずに会議をする』ことで有名です。

5:15分刻みで議題を設定し、シナリオを想定する

アジェンダを用意したら、15分刻みで議論する内容を設定して『どのようなシナリオになるか?』を想定しましょう。


なぜならシナリオを想定することで、議論の質を高められるだけでなく、不足の事態にも対応できるからです。


たとえば『社員を一人雇いたい!』という意思決定の会議なら、『雇いたい理由、雇うための客観的なデータが必要だな!』など想定できて準備もできます。


そのため最初は難しいかもしれませんが、15分刻みで議題を設定してシナリオを想定しましょう。

効率的な進め方3:会議中

徹底的な事前準備を終えたら、次は『会議の質を高めるコツ5つ』について紹介しますね。


会議中はこの5つだけ意識すればOKです!

1:口頭による目的の共有

会議を始めたら一番最初に、口頭でもよいので『会議の目的』を必ず共有しましょう。


なぜなら『目的』が明確になっていないまま、議論に入っても生産性は高まらないからです。

2:データに基づいて主張する

うちの会社の会議では、『僕の考えでは』『私の仮説だと』のような『個人の主観に左右される発言』はあまりありません。


なぜなら、もしその発言をした人が『権威性のある人物(上司、部長など)』だった場合、その人の意見に左右されるからです。


僕の会社では、会議をする際は『〜〜〜のデータによると〜〜〜です。』などの話し方が基本ですね。


もちろんデータを出す際は『信憑性・妥当性』などにも注意を払いましょう。

3:可視化

ホワイトボードなどを使って、会議参加者が見えるところに『会議の内容』を書いて可視化しましょう。


なぜなら議論に熱中すると、論点がずれたり、重要なキーワードなどが流れていき忘れてしまうからです。


具体的には以下の内容を可視化しましょう。

  • 議題、論点、仮説、答え、疑問点
  • 主観的な意見、データに基づいた意見
  • 決まったこと、次にやるべきこと、決まらなかったこと

もし相手が話すスピードが早くて書くのが追いつかなければ待ってもらう。難しくて言語化・図解ができなければ遠慮せず確認しましょう。

4:肯定・共感・感謝

相手が会議中に発言した内容に対しては『肯定・共感・感謝』するようにしましょう。


なぜなら相手も『また意見を言おう!発言してよかったな!』と思えて、議論の質を高められ、傍観者も減るからです。


自分の見解やデータで意見を述べる場合は『◯◯さんの〜の考え方もいいですね。それとは違う切り口にはなるのですが〜』などのようにして、まずは褒めることを忘れないようにしましょう。

5:本質を深掘りする

会議中の内容は『抽象度』が高く、具体性がない議論が多いため、なるべく以下3つの質問を行い『本質』についての議論に時間を割きましょう。

  • なぜそう思ったのか?
  • どういうデータがあるのか?関連性のあるデータは?
  • 具体的には?

効率的な進め方4:会議の終わり方

会議が終了する“5〜10分前”には必ず以下2つの内容を確認するようにしましょう。


たとえ議論の途中であったとしても、『必ず会議を終了する!そして以下3つの内容を確認する!』のがコツです。


なぜなら『まだ会議ができるから延長しましょう』という気持ちが、議論の質の低下を生むからです。それでは以下で解説します。

1:内容の確認

『会議で議論された内容、どのような議論を経て意思決定をしたのか?』を必ず最後に確認すべきです。


なぜなら会議参加者全員が、誤った捉え方や勘違いをしていないのか確認し、全体が同じ方向に向くようにするためです。


特に以下3つについては必ず確認するようにしましょう。

  • なぜそう思ったのか?
  • どういうデータがあるのか?関連性のあるデータは?
  • 具体的には?

2:次の会議スケジュールを決める

もし次回も会議が必要な場合は、会議を終える前に必ず『次の会議の日程』を決めましょう。


なぜなら会議参会者がその場にいる時にスケジュールを合わせた方が、時間的コストがかからないからです。

『会議の効率的な進め方』を習得するための仕組みを作ろう!

次にこの記事でインプットした情報を、アウトプットするためにマニュアルを作りましょう。


なぜなら、インプットした情報を実践しないと『あなたのもの』にならないからです。


そしてアウトプットできない原因の大半は『アウトプットできる仕組みを作っていない』ケースが多いので、マニュアル作りは大切ですよ。

マニュアルを作ろう

あなたがこの記事で学んだ情報をいつでもアウトプットできるように、『会議マニュアル』を作成しましょう!


具体的には、この記事で習得したい内容を『マニュアル』に書き、会議の時に実践するだけです。


特にみなさんに実践してほしいのは、『会議をひらく判断基準を明確にして“スタンディング会議”と”5分会議”を活用することです。


意思決定スピードが格段に早まるはずです。

会議の効率的な進め方のコツは14個!

上記で解説した「会議の効率的な進め方のコツ14個」を実践すると、どの企業でもGoogleで実践されている会議を真似でき、生産性を高められます!


最後にもう一度内容を確認しましょう。以下の内容をそのままマニュアルに使うのもオススメです。

会議の効率的な進め方コツ14
  • 効率的な進め方1:会議を開く判断基準
    →スタンディング会議
    →5分会議

  • 効率的な進め方2:会議の準備編
    →目的とゴールを明確に
    →人数はコンパクト
    →意思決定者を決める
    →アジェンダを用意し、24時間以内に共有
    →15分刻みで会議を設定し、シナリオ想定

  • 効率的な進め方3:会議中
    →口頭による目的共有
    →データに基づいて主張
    →可視化
    →肯定・共感・感謝
    →本質を見抜く

  • 効率的な進め方4:会議の終わり方
    →内容の確認
    →次のスケジュールを決める

最初は慣れるまで時間がかかるかもしれませんが一度習得してしまえば、意思決定スピードを極限まで高め、『本当にやるべき仕事』に時間が割けるようになりますよ!